Jak przygotować i stworzyć dobry event?

Spotkanie na kawie i cele.

Fajnie się zaczyna, prawda? Należy umówić się na spotkanie i poznać na nim oczekiwania i doświadczenie klienta, by wiedzieć jakiej wersji eventu nie proponować, a co klient ceni.

Jeśli chcesz zorganizować event dla swoich pracowników/znajomych postaw na ankietę lub mailing z pytaniami o idealny scenariusz imprezy - będą oni w sposób odważny komunikować pomysły. Jeśli sprzedajesz event wg swojego pomysłu - zastanów się, gdzie jest Twój segment klienta i jaki problem klient rozwiąże pojawiając się na Twoim wydarzeniu (np. konferencji).

POMYSŁ

Może pojawić się już podczas pierwszego spotkania lub być wynikiem analizy opinii jakie zebrałaś. Pomysł ma realizować konkretny cel, którym może być po prostu dobra zabawa.

Postaw na oryginalną nazwę wydarzenia i promocję Twojego pomysłu (do dyspozycji masz radio, blogerów, social media, vlogerów, reklamę u partnerów biznesowych).

Konkurencja jest ogromna i dobrze będzie, jeśli się wyróżnisz.  Zarządzanie budżetem na event to gimnastyka. Musisz uważnie przyjrzeć się ile środków posiadasz na dane przedsięwzięcie. Podziel wydatki na typowo logistyczne oraz związane z tzw. atrakcjami. Logistyka to wszystko co musisz mieć, aby zapewnić sprawne działanie, komfort i bezpieczeństwo, a atrakcje to pole do elastycznych rozwiązań.

GDZIE I KIEDY TO WSZYSTKO SIĘ WYDARZY?

Miejsce i data... Bardzo dużo od tego zależy. Termin powinien być osiągalny dla Twojej grupy docelowej. Wybierając lokalizację warto skorzystać ze stron, które opisują obiekty eventowe. Zapoznaj się z nimi. Są też organizacje zrzeszające eventowców, które chętnie Ci doradzą. Jak już znajdziesz miejsce idealne, zadbaj o umowę. Absolutnie wszystko (nawet ilość koszy na śmieci) musi w niej być napisane. Płatność najlepiej podziel na 2 transze. Jedna przed (aby nikt nie zajął Ci miejsca) oraz II transza po evencie - motywuje to drugą stronę do starania się o dobry efekt.

SCENARIUSZ I ZABAWA WE WRÓŻBY

Jeden scenariusz to za mało. Pamiętaj o planie B...i C, D i dla pewności E ;) Jak już stworzysz scenariusz, to zapoznaj z nim każdego podwykonawcę.

Sporządź tabelę, w której umieścisz telefony kontaktowe do osób odpowiedzialnych za poszczególne elementy scenariusza.

Zapytaj każdą osobę pracującą przy evencie, co będzie jej potrzebne do skutecznego działania i wyznacz jedną osobę odpowiedzialną za dostarczanie tego. To coś jak „rider" techniczny zespołów. Każdy ma taki „rider" i swój plan B.

Kiedy ktoś pyta mnie, na czym polega moja praca, odpowiadam - „na przewidywaniu". Poważnie się przygotuj, aby np. awaria prądu (zamawiaj agregat) lub pogoda (zamawiaj namioty) nie pokrzyżowała Ci planów.

DREAM TEAM

Diabeł tkwi w szczegółach, a nie wszystko zależy od Ciebie, bo angażujesz podwykonawców. Jednak za wynik jesteś odpowiedzialny TY. Dobieraj więc podwykonawców sprawdzonych. Osoby, których potrzebujesz do koordynowania zadań to ludzie multizadaniowi. Cechuje ich m.in. podzielność uwagi i wiedza z różnych dziedzin. Produkując wydarzenie kalkulujesz, działasz jak planista i... artysta. Pamiętaj również, aby mieć pod telefonem osoby („ratowników") mogące zastąpić kogoś/ pomóc w razie potrzeby.

JESTEŚMY TYLKO LUDŹMI

Pracujemy z ludźmi - artystami, akustykami, restauratorami, trenerami, aktorami, prawnikami, biznesmenami - więc trzeba być jak kameleon.

Ważny jest wewnętrzny spokój. Jeśli dojdzie do spięcia, zapytaj jakiej rekompensaty klient oczekuje i pozwól mu mówić.

Nie kłóć się tego dnia. Jeśli dojdzie do sytuacji, że jeden z ludzi odpowiedzialnych za event nie daje rady, ciągle coś się nie udaje - pożegnaj go. Tu występuje efekt domina i jeśli czegoś nie dopilnujesz, odbije się to na całości.

SHOW TIME!

Zaczynamy. W TEN dzień pamiętaj o planie działania, hierarchii zespołu, podziale zadań. Rano zadzwoń do swoich „ratowników" i zapytaj o ich dyspozycyjność. Potwierdź jeszcze raz wszelkie ustalenia z ekipą techniczną, dostawcami, podwykonawcami.

Podczas eventu kontroluj catering. Wyznacz osobę kontaktującą się z kuchnią w razie niedopilnowania czegoś przez kelnerów.

HOJNOŚĆ SPOŁECZNA

To moja ulubiona taktyka. Pamiętaj, aby zadbać o Gościa na Twoim evencie. Pokaż mu, że to on jest ważny. Tak, nie Ty jesteś gwiazdą wieczoru, to on nią jest. Dlatego powitaj go uśmiechem.

Jeśli nie potrafisz zbudować w sobie takiego podejścia, zatrudnij osoby, dla których jest to naturalne. Daj prezent uczestnikom eventu (mogą pochodzić od Twoich partnerów biznesowych, którzy swoje produkty kierują do Twojej grupy docelowej). Wartość dodana jest teraz nieodzownym elementem udanego eventu.

Na koniec przygotuj się na działanie jednej siły, która nie pozwoli Ci o sobie zapomnieć... OGROMNEJ presji czasu.

Masz do wykonania kilka zadań jednocześnie, scenariusz musi się spinać, czas goni. Jeśli podejdziesz do tego ze spokojem i koncentracją, to gwarantuję Ci, że endorfin jakie poczujesz po zrealizowanym evencie nic nie zastąpi.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat organizowania wydarzeń bądź powierzyć ich produkcję mojej agencji - zapraszam do kontaktu. Powodzenia!